Wanneer je op mijn website actief bent, contact met mij opneemt en/of een samenwerking met mij aangaat deel je persoonsgegevens met mij. Ik ga zorgvuldig met deze gegevens om en houd mij aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leg ik je uit welke gegevens ik van je verzamel en wat ik met deze gegevens doe. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Clé Concept, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit.
Clé Concept, gevestigd aan het Benedictuskruid 7 te Rotterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar info@cleconcept.com.
Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens.
Bijzondere persoonsgegevens
Ik verzamel geen bijzondere persoonsgegevens.
Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Ik heb niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Ik kan echter niet controleren of een bezoeker van mijn websites en servers ouder dan 16 jaar is. Als je er van overtuigd bent dat ik persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heb verzameld zonder toestemming van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via de e-mail en dan verwijder ik, indien mogelijk, deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door mij worden verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.
Wanneer verwerk ik jouw persoonsgegevens?
1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.
Ik help je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor mij hebt. Je kunt mij bellen,
e-mailen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat ik je gegevens krijg via derden in verband met mijn dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen sla ik een aantal gegevens van je op. Op die manier weet ik wie je bent en kan ik ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.
Als je vragen voor mij hebt dan sla ik de volgende gegevens van je op:
- Naam
- E-mailadres
- Jouw bericht
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst (precontractuele fase).
2. Om een aanbod op te stellen en naar je te versturen.
Voordat ik voor je aan de slag ga kan ik je een aanbod, offerte of kostenraming toesturen. Hiervoor sla ik de volgende gegevens van je op:
- N.A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam (optioneel)
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst (precontractuele fase).
3. Om afspraken in te plannen voor kennismakingsgesprekken, de een overeenkomst uit te voeren, contact op te nemen over de voortgang van de opdracht, aantekeningen van gesprekken te maken, afspraken met je te kunnen maken voor concept- en eindpresentaties, locatiebezoeken in te plannen, jouw gegevens met mijn partners en leveranciers te delen, pakketjes naar je te verzenden en je na afloop een evaluatieformulier toe te kunnen sturen.
Als je bij mij diensten afneemt dan wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Ik sla de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:
- N.A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- De overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens
- Bedrijfsnaam (optioneel)
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
4. Om je te kunnen factureren & incasseren.
De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Blijft een (tijdige) betaling uit, dan sta ik in mijn recht om een incassotraject te starten. In verband met facturatie & incasso sla ik de volgende gegevens van je op:
- N.A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam (optioneel)
Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.
5. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in mijn dienstverlening.
Wanneer ik wijzigingen doorvoer in mijn dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stel ik je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruik ik de volgende gegevens om je in mijn administratiesysteem te verwerken:
- Naam
- E-mailadres
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
6. Om jouw review op mijn website en/of social media te kunnen delen.
Als je mij een review hebt gestuurd, publiceer ik deze op mijn website en/of social media kanalen. Als je hiermee akkoord gaat dan sla ik de volgende gegevens van je op:
- Naam
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Functie / beroep
Wettelijke grondslag: toestemming.
7. Om je mijn nieuwsbrief en service- en marketingmails toe te kunnen sturen.
Als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief en/of klant bij mij bent, dan slaan wij de volgende gegevens op om je van aanvullende informatie te voorzien:
- Naam
- E-mailadres
Wettelijke grondslag: toestemming, uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van het soort bericht.
Cookies
Ik maak gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Sommige cookies verwerken persoonsgegevens. In mijn cookieverklaring op de website leg ik uit welke cookies ik gebruik en voor welke doeleinden.
Doorgifte aan partners
Ik werk voor het uitvoeren van mijn dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:
- Mijn webhosting & e-mail verzorgen (Showit, Cloud86)
- Mijn facturen & incasso’s verwerken (Snelstart)
- Mijn boekhouding verzorgen (Office-workers)
- Mijn pakketjes versturen (PostNL)
- Mijn (interne) communicatie verzorgen (WhatsApp, Gmail)
- Mijn online agenda verzorgen (Google Calendar, Calendly)
- Overige software die ik gebruik tijdens onze samenwerking (Google Drive, Microsoft Office)
Met subverwerkers heb ik verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Ik werk alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving.
Enkele van mijn partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Je gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben. Met deze partners heb ik passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorg ik ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.
Doorgifte aan derden
In principe deel of verkoop ik je gegevens niet met personen of organisaties buiten Clé Concept, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat ik verplicht word om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.
De beveiliging van jouw gegevens
Ik heb passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies. Alle partijen die jouw gegevens voor mij verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang ik samenwerk met deze partijen.
Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Voor verschillende gegevensstromen hanteer ik verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om mij te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.
Persoonsgegevens in verband met contactaanvragen:
Gegevens die je via e-mail, social media, telefoon, WhatsApp of het contactformulier met mij deelt, bewaar ik tot maximaal 2 jaar na ons laatste contact, tenzij hieruit een overeenkomst voortvloeit of de gegevens langer nodig zijn.
Klantgegevens en gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst:
Gegevens die nodig zijn om mijn werkzaamheden uit te voeren, zoals contactgegevens, projectinformatie, toegangsgegevens en overige door jou aangeleverde gegevens, bewaar ik tot maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is.
E-mail:
E-mail ouder dan 2 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.
Facturen, offertes en administratie:
Facturen, betaalgegevens en overige gegevens die onderdeel zijn van mijn administratie bewaar ik gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Niet-geaccepteerde offertes verwijder ik uiterlijk 2 jaar na het laatste contact, tenzij deze eerder niet meer nodig zijn.
Reviews:
Reviews bewaar ik totdat deze niet meer representatief zijn of totdat je een verzoek tot verwijdering indient.
Klachten:
Gegevens die nodig zijn voor de behandeling van een klacht bewaar ik tot maximaal 2 jaar nadat de klacht is afgehandeld, tenzij de gegevens langer nodig zijn in verband met een geschil.
Cookies, analytics en retargeting:
Gegevens die worden verwerkt via cookies, analytics en retargetingtools worden bewaard volgens de bewaartermijnen zoals ingesteld in de betreffende tools en zoals toegelicht in mijn cookieverklaring.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Clé Concept.
Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@cleconcept.com.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.
Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vraag ik je deze ook mee te sturen. Ik reageer zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. Clé Concept wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Melden van een datalek
Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houd ik mij aan de meldplicht datalekken en meld ik dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht je een datalek ontdekken dan vraag ik je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met mij te delen door een e-mail te sturen. Ik kan dan direct actie ondernemen.
Aansprakelijkheid
Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Clé Concept verwerkt ten behoeve van de in deze privacyverklaring besproken punten. Clé Concept accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.
Wijzigingen in deze verklaring
De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Clé Concept om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen mijn bedrijf.
In ieder geval raad ik je aan mijn privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van mijn privacybeleid. De meest recente versie is altijd op de website te vinden.
Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail, info@cleconcept.com of per post:
Clé Concept
T.a.v.: Irina Reijnders
Benedictuskruid 7
3068 RL Rotterdam
Clé Concept is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97962449.